| NOTAS: | Dissertação submetida como requisito parcial para obtenção do grau de Mestre em Gestão de Sistemas de Infomação
"A Autoridade Nacional de Comunicações (ANACOM), em 2008, fez uma atualização tecnológica, substituiu os sistemas de Classificação, Circulação e Arquivo de Documentos (CCAD) e o Registo de Entradas e Saídas (RES) de documentos por um Sistema de Gestão Documental a que designaram por myWorkspace (MyWs). O impacto organizacional do MyWS foi mais extenso do que uma mera atualização tecnológica, houve uma profunda revisão dos muitos processos de trabalho organizacionais. Tendo sido este processo de transformação incutido por uma transformação tecnológica sem um prévio estudo do impacto organizacional e num quadro em que, à semelhança de várias organizações, não existe uma arquitetura de empresa atualizada que possa servir de elemento orientador que assegure a coerência da mudança, revelou-se pertinente abalizar o resultado obtido com esta transformação. O objetivo deste estudo visa avaliar o impacto do MyWS no principal processo da ANACOM, i.e., no Licenciamento de Redes e Serviços de Radiocomunicações. Neste contexto o desafio colocou-se em determinar o impacto em termos de eficiência operacional, satisfação dos recursos humanos e eficácia organizacional. De forma a atingir os objetivos propostos foram realizadas entrevistas exploratórias semi-estruturadas aos responsáveis dos processos, bem como aos recursos humanos que operam diretamente com o sistema. As entrevistas tiveram como propósito recolher informações que elucidassem sobre algumas ideias que se tinham sobre o objeto em estudo. As entrevistas foram agendadas e feitas individualmente e sem qualquer guião de perguntas, apenas com o foco no interesse de saber como funcionava o processo antes do worflow e como funcionou depois do worflow e como são as funcionalidades deste sistema. Estas entrevistas serviram ainda para formalizar alguns pedidos de acesso a aplicações informáticas que serviram para recolha de elementos quantitativos. A eficiência organizacional obtida foi aferida pela recolha de elementos quantitativos relativos a tempos de trabalho e custos envolvidos no cenário pré e pós implementação do sistema. Estes elementos quantitativos foram recolhidos nos sistemas aplicacionais da organização: Indicadores de Gestão e Reporte de Horas de Trabalho (RHT). Para validação do impacto na satisfação dos recursos humanos e qualidade percebida, realizou-se um questionário interno anónimo e de resposta fechada que foi lançado a todos os trabalhadores do departamento que gerem o processo. Relativamente à avaliação da eficáciafez-se o confronto dos resultados da eficiência versus os objetivos estratégicos da organização inscritos nos seus Planos de Atividades. A conclusão a que se chegou foi a de que a adoção do MyWs teve um impacto generalizado na gestão documental da organização, caracterizando-se por isso como um sistema de informação muito direcionado para a gestão documental com evidências quanto aos conceitos de Workflow, Metados e Rastreabilidade. Teve um impacto positivo no processo de negócio ao nível da circulação do pedido de licenciamento, encurtanto caminhos, o que levou a diminuir tempos na conclusão dos pedidos. Apesar do MyWs não estar enquadrado numa arquitetura de empresa, impulsionou alterações aos modelos de trabalho, visível pela desmaterialização de vários modelos de documentos que impulsionaram a anulação de alguns processos de trabalho, verificando-se benefícios na redução dos tempos de realização das tarefas que implicou uma maior eficiência no processo, acompanhado também por uma diminuição dos custos de trabalho." |
