Parte II - Especificações técnicas

Especificações técnicas para auditoria aos resultados do sistema de
contabilidade analítica dos CTT - Correios de Portugal, S.A.
(exercícios de 2014 e 2015)

• 1. Enquadramento
• 2. Objetivo do projeto
• 3. Âmbito
• 4. Desenvolvimento da auditoria e relatórios
• 5. Outros aspetos não submetidos à concorrência
• 6. Aspetos submetidos à concorrência
• 7. Capacidade e independência do adjudicatário

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1. Enquadramento

O quadro regulamentar do sector postal, estabelece um conjunto de obrigações relativas ao Sistema de Contabilidade Analítica (SCA) dos CTT - Correios de Portugal, S.A. (CTT) e atribui competências à Autoridade Nacional de Comunicações (ANACOM) associadas à fiscalização¹ do referido sistema.

Neste âmbito, atendendo à legislação em vigor, acima mencionada, e enquanto empresa concessionária e prestador do serviço universal (PSU) postal, os CTT têm a obrigação² de implementar um SCA que, baseado nos princípios da contabilidade analítica, coerentemente aplicados e objetivamente justificáveis, permita:

a) a separação de contas entre cada um dos serviços e produtos que integram o serviço universal (SU) e os que não o integram, de forma a permitir, nomeadamente o cálculo do custo líquido do SU; e,

b) a separação entre os custos associados às diversas operações básicas integrantes dos serviços postais (aceitação, tratamento, transporte e distribuição de envios postais).

Adicionalmente os CTT têm também a obrigação de introduzir alterações ao SCA, conforme as determinações e recomendações da ANACOM devidamente fundamentadas, nomeadamente as resultantes das auditorias realizadas ao SCA, promovidas por esta Autoridade no âmbito das suas competências.

À ANACOM, enquanto autoridade reguladora nacional do sector postal³, estão estabelecidas competências de aprovação da metodologia a utilizar na implantação e utilização do referido SCA e de fiscalização da sua correta aplicação⁴, com vista à publicação anual de uma declaração de conformidade do SCA e dos resultados obtidos. Paralelamente, compete à ANACOM assegurar que a correta aplicação do SCA e a sua conformidade, são fiscalizadas por um organismo competente e independente do PSU.

2. Objetivo do projeto

A ANACOM tem vindo a promover a realização de auditorias anuais ao SCA dos CTT, com vista a produzir as declarações de conformidade com as disposições regulamentares aplicáveis, quanto ao SCA e aos resultados por este produzidos, emanando determinações e recomendações no sentido da sua melhoria contínua, tendo as recentes auditorias sido adjudicadas através dos procedimentos de concurso público com publicitação internacional (triénio 2009-2011) e de concurso público com publicitação nacional (biénio 2012-2013).

A ANACOM, ao abrigo das suas competências, atribuídas pela legislação em vigor, bem como das competências de fiscalização resultantes da cláusula 17ª do Contrato de concessão do Serviço Postal Universal, pretende auditar os resultados do SCA dos CTT referentes aos exercícios de 2014 e 2015 (doravante, biénio 2014-2015), com o objetivo de verificar a sua conformidade e dos seus resultados, com as disposições legais e regulamentares aplicáveis.

A adjudicação da auditoria aos resultados do SCA para o biénio 2014-2015 levanta alguma complexidade quanto ao seu âmbito, nomeadamente no que se refere à identificação de eventuais situações a auditar relativamente ao exercício de 2015, na medida em que, à data do presente procedimento pré-contratual, ainda não se encontram disponíveis os resultados do SCA relativos a este exercício. Não obstante, considera-se que a seleção de uma entidade com vista à realização da auditoria para o período referente ao biénio 2014-2015 apresenta vantagens, nomeadamente por:

(i) aumentar o número de potenciais concorrentes, promovendo assim a concorrência no respetivo procedimento de seleção;

(ii) permitir alguma estabilidade quanto à entidade que venha a ser selecionada, na medida em que, os ganhos de conhecimento obtidos contribuem para uma melhoria da qualidade e da eficiência da auditoria ao longo do período estabelecido; e,

(iii) obter sinergias decorrentes da adjudicação simultânea da auditoria a dois exercícios, refletindo-se nos valores propostos e resultando em benefícios financeiros diretos para a ANACOM e em maior celeridade na conclusão dos processos.

Excetuando as questões específicas, que resultando de uma análise prévia dos resultados do SCA, venham a considerar-se merecedoras de inclusão na auditoria a realizar (questão desenvolvida na secção 3.7), de uma forma geral, pretende-se que a entidade selecionada desenvolva uma análise aprofundada, sistemática e global aos resultados do SCA dos CTT para os exercícios do biénio 2014-2015, nomeadamente, quanto aos módulos, aplicações e componentes do sistema e a sua organização, bem como quanto às fontes, fluxos e tratamentos de informação e toda a documentação de suporte, incluindo qualquer peça de informação, metodologias, processos ou estudos relevantes, com vista:

(i) a aferir a sua conformidade face às metodologias, princípios e regras aplicáveis;

(ii) avaliar a sua adequação para efeitos regulatórios; e,

(iii) identificar e explicitar eventuais aspetos e matérias que necessitem de alteração, propondo fundamentadamente evoluções ao sistema que assegurem uma resposta cabal aos objetivos regulatórios.

3. Âmbito

O âmbito da auditoria a realizar aos resultados do SCA dos CTT para o biénio 2014-2015 é composto por uma componente genérica e não dependente dos resultados anuais particulares (secções 3.1 a 3.6), e por uma componente mais específica e dependente dos resultados anuais do SCA dos CTT (secção 3.7).

Atendendo a que se pretende a adjudicação da auditoria aos resultados do SCA dos CTT para o biénio 2014-2015, e que no decorrer da referida auditoria, podem surgir eventuais situações que careçam de análise, as quais não se podem prever à data da realização do presente concurso, bem como eventuais questões suscitadas no desenvolvimento da referida auditoria que sejam entendidas como relevantes, as propostas apresentadas devem contemplar a disponibilização de tempo adicional com vista à análise das referidas situações (ver secção 6.4). 

3.1. Descrição e análise do SCA dos CTT

Realização de uma descrição do SCA dos CTT, nomeadamente, quanto à sua organização interna e ao sistema informático que permitiram determinar os resultados apurados nos exercícios pertencentes ao biénio 2014-2015.

3.2. Descrição da organização dos CTT e do grupo CTT

Pretende-se uma descrição e análise do organigrama interno dos CTT e da forma de organização do Grupo ao qual os CTT pertencem, incluindo, nomeadamente, as empresas do Grupo e o seu objeto de atividade.

3.3. Descrição e análise do sistema de organização interna e sistematização da informação

Apresentação de uma descrição baseada na realização de uma análise do sistema de organização interna, do sistema informático e dos fluxos de informação interna que suportam o SCA dos CTT, atendendo especificamente ao grau de integração do sistema, a qual deverá identificar a:

(i) informação tratada de forma sistematizada e automática;

(ii) informação alvo de tratamento não automatizado;

(iii) organização da informação no SCA;

(iv) automatização dos fluxos de informação que constituem o sistema informático;

(v) exatidão da documentação de suporte; e,

(vi) não permeabilidade do sistema a critérios arbitrários.

O sistema de informação que suporta o apuramento dos resultados do SCA deverá ser sujeito a testes que garantam a totalidade, exatidão, existência, valorização, especialização, apresentação e divulgação das transações e dos resultados obtidos. Pretende-se que a análise efetuada avalie em particular se as fontes de informação utilizadas e os procedimentos de reconciliação e controlo existentes no SCA permitem garantir, com um razoável nível de conforto, as características da informação anteriormente referidas, minimizando os riscos resultantes de uma eventual insuficiente integração do SCA com as restantes aplicações informáticas dos CTT. 

Os testes de conformidade e funcionamento deverão avaliar, de forma sistemática, se os procedimentos e controlos internos estiveram operacionais durante o período em análise.

Deverá ser validado que os controlos do SCA garantem:

(i) a coerência dos critérios utilizados; e,

(ii) o registo, arquivo e possibilidade de consulta do processo associado a exercícios anteriores, nomeadamente, das alterações efetuadas, garantindo a sua operacionalidade para o período em análise.

Adicionalmente, pretende-se a realização de uma análise crítica dos sistemas informáticos de faturação, nomeadamente, a sua adequação para fornecer ao SCA a informação relevante no que respeita aos rendimentos, descontos e tráfego de cada um dos produtos e serviços.

3.4. Descrição e análise geral do SCA dos CTT

Pretende-se a apresentação de uma descrição e análise detalhada de toda a informação sobre recursos, metodologias, abordagens e critérios de atribuição de gastos e rendimentos usados no apuramento dos valores constantes das demonstrações de resultados do SCA dos CTT. Esta análise deverá também avaliar a conformidade entre a forma de apuramento dos resultados e as disposições legislativas aplicáveis, as normas e princípios contabilísticos nacionais e internacionais, e as determinações e recomendações definidas pela ANACOM.

Na auditoria a realizar aos resultados do SCA para cada um dos exercícios constantes do biénio 2014-2015, deverá também ser analisada a evolução dos resultados comparativamente ao exercício imediatamente anterior, evidenciando e conciliando as diferenças existentes, e justificando as variações mais significativas.

Pretende-se igualmente a realização do mapeamento integral do SCA, em particular no que respeita à estrutura de atividades, departamentos, centros orçamentais, produtos, drivers e critérios gerais de distribuição dos recursos. Este mapeamento permitirá facilitar as análises e comparações entre exercícios e a análise de variações de natureza estrutural, quer no sistema global, quer nos saldos particulares dos produtos.

A descrição e a análise crítica do SCA dos CTT relativo a cada um dos exercícios pertencentes ao biénio 2014-2015 deverá incluir, nomeadamente, os seguintes aspetos:

(i) modelo de custeio;

(ii) base de cálculo dos valores constantes do SCA (gastos e rendimentos), evidenciando e conciliando  as diferenças em relação à contabilidade geral;

(iii) convenções contabilísticas utilizadas no tratamento dos gastos;

(iv) definição de objetos de custeio e a análise quanto à adequabilidade do seu grau de desagregação;

(v) classificação, agrupamento, imputação e montantes dos gastos e rendimentos, ativos e passivos;

(vi) tratamento dos rendimentos, gastos, ativos e passivos conexos dos serviços prestados de forma direta (e.g. serviços financeiros postais e filatelia);

(vii) tratamento dos gastos associados à gestão e exploração das infraestruturas;

(viii) identificação do tipo de informação utilizada e respetiva fonte. Sempre que tenham sido utilizadas estimativas de gestão, sistemas de recolha de informação internos e estudos específicos (estatísticos, econométricos ou outros), deverá ser avaliada a sua validade em termos da economia e engenharia do negócio, e em termos da sua fiabilidade, coerência e consistência estatística;

(ix) critérios de afetação dos gastos (incluindo a remuneração do capital), capital investido e rendimentos, e respetivo método de cálculo;

(x) descrição da metodologia de cálculo da taxa de custo de capital incluindo a determinação da base de remuneração aplicável e as metodologias utilizadas no apuramento dos diversos parâmetros considerados na determinação da taxa de custo de capital, apresentando eventuais alterações face a exercícios anteriores e respetivas justificações.

Neste âmbito, pretende-se a descrição e a avaliação crítica quanto:

a) ao apuramento do custo de capital;

b) aos capitais investidos considerados e ao seu apuramento;

c) ao apuramento dos parâmetros utilizados no cálculo do custo de capital;

d) às fontes de informação utilizadas e ao período de referência considerado;

e) ao método de imputação do custo de capital aos produtos e serviços, avaliando o impacto, nomeadamente quanto à sua complexidade, de uma eventual utilização do imobilizado médio na imputação do custo de capital aos centros orçamentais;

Adicionalmente, deverá ser apresentada uma apreciação crítica relativamente à metodologia de cálculo da taxa de custo de capital considerada, a qual deverá incluir eventuais propostas de melhoria nomeadamente quanto às empresas comparativas e às fontes de informação a considerar no cálculo dos parâmetros.

A metodologia Fully Distributed Costs (FDC), na qual se baseia o SCA dos CTT, deverá ser descrita e analisada criticamente, nomeadamente quanto:

(i) à forma de tratamento, classificação e agregação dos recursos;

(ii) aos critérios e processos de atribuição de gastos aos centros orçamentais;

(iii) aos critérios e métodos de classificação dos centros orçamentais e de atribuição dos seus gastos aos produtos elementares, nomeadamente,  especificando em cada fase operacional (aceitação, tratamento, transporte, distribuição) os métodos de afetação de gastos:

a. com pessoal;

b. associados às infraestruturas; e,

c. de gestão da rede (de atendimento, tratamento, transporte e distribuição).

Adicionalmente, devem ser identificadas eventuais alterações ocorridas nos centros orçamentais e avaliados os impactos delas decorrentes:

a. ao apuramento, classificação e imputação dos gastos administrativos indiretos;

b. ao apuramento, classificação e imputação aos CTT (empresa-mãe) de gastos relacionados com serviços partilhados pelo Grupo CTT;

c. aos critérios utilizados para classificar os gastos como comuns;

d. às formas de cálculo dos critérios de repartição de rendimentos e gastos;

e. à uniformidade de aplicação dos critérios de imputação.

Adicionalmente, tendo por base os resultados apresentados pelos CTT pretende-se uma análise crítica e quantificada sobre:

• os gastos diretos, conjuntos e comuns desagregados por centros de custos e por produtos;
• os rendimentos e gastos diretos e indiretos de cada forma de prestação para cada um dos serviços e suas modalidades, com um detalhe idêntico ao do tarifário, tendo em conta, nomeadamente a afetação:
  
  - por serviços (correspondências, encomendas,...);
  - por velocidades (normal, azul, económico,…);
  - por destinos (internacional, nacional…);
  - por escalões de peso;
  - por fases do processamento dos serviços postais;
  - por segmento de cliente (ocasional ou contratual);
  - por zonas geográficas nacionais.
   
• os rendimentos e os gastos dos serviços reservados, serviços não reservados e serviços prestados no âmbito do SU, distinguindo neste último os prestados em regime reservado dos prestados em regime liberalizado;
• os gastos das várias fases do processo produtivo dos serviços postais (aceitação, tratamento, transporte, distribuição);
• os gastos de entrega dos serviços postais transfronteiriços de entrada;
• os gastos dos serviços postais transfronteiriços de saída;

3.5. Análise da evolução dos resultados

Pretende-se que a auditoria realizada para cada um dos exercícios do biénio 2014-2015 inclua a apresentação de uma evolução global dos resultados produzidos pelo SCA, para o período compreendido entre o exercício auditado e os quatro exercícios anteriores, distinguindo sempre que aplicável, a área reservada da área não reservada e desagregando entre SU e serviço não universal (SNU), bem como a análise e justificação das maiores variações ocorridas face ao exercício anterior.

Adicionalmente, pretende-se uma análise da evolução dos resultados atendendo à atividade desenvolvida pelos CTT, através da aplicação de procedimentos de revisão analítica, que relacionem as principais variações ocorridas no SCA com a atividade da empresa, podendo ser necessário identificar as variações mais significativas ao nível da contabilidade geral.

Deverá, igualmente, apreciar-se o impacto de eventuais alterações de critérios, face a anos anteriores, a sua fundamentação, e analisar criticamente as demonstrações de resultados dos produtos e serviços prestados pelos CTT, identificando e justificando variações significativas. No âmbito das auditorias realizadas deverão ser identificados todos os aspetos que careçam de aperfeiçoamento e, sempre que tal seja considerado necessário, deverão ser apresentadas e justificadas alternativas para as opções tomadas pelos CTT.

3.6. Conformidade legal

A entidade selecionada deverá verificar, para cada um dos exercícios do biénio 2014-2015, a compatibilidade dos critérios utilizados no SCA dos CTT com o enquadramento legal aplicável, bem como verificar a implementação das recomendações e determinações efetuadas no seguimento das anteriores auditorias ao SCA deste operador, identificando as datas da sua implementação, bem como a indicação do motivo da sua não implementação, se for este o caso, e a data prevista para o seu cumprimento por parte dos CTT.

A entidade selecionada deverá incluir no relatório de auditoria (secção 4.3) apresentado, para cada um dos exercícios do biénio 2014-2015, um capítulo autónomo onde apresentará a análise da conformidade dos resultados do SCA, em formato tabular, o que não excluirá a elaboração da declaração de conformidade (secção 4.5).

Adicionalmente pretende-se que a entidade selecionada realize uma análise crítica às determinações e recomendações anteriormente emitidas por esta Autoridade no sentido de avaliar a oportunidade da sua manutenção futura tendo em consideração a sua atualidade face ao evoluir do enquadramento legal e contabilístico aplicável, bem como quanto a uma eventual sobreposição dos temas a que estas respeitam, por forma a melhorar a sua eficácia e, em simultâneo simplificar o entendimento das obrigações a que os CTT estão obrigados.

A entidade selecionada deverá assim apresentar no relatório de auditoria a emitir, um capítulo e/ou subcapítulo no qual apresentará as conclusões da sua análise, identificando e justificando de forma fundamentada e detalhada, as determinações e recomendações, que no seu entendimento devem ser: (i) mantidas; (ii) alteradas, propondo nesse caso as alterações que entendem como mais adequadas; e, (iii) revogadas, quer devido a uma eventual sobreposição entre as determinações e recomendações emitidas ao longo do tempo, quer devido ao facto de não se manterem válidas e atuais tendo em consideração a evolução do SCA dos CTT e do enquadramento legal a que está sujeito.

3.7. Análise de questões específicas

Adicionalmente à componente geral da auditoria a realizar no biénio 2014-2015, acima descritas nas secções 3.1 a 3.6, existe um conjunto de questões específicas que se pretende que sejam analisadas criticamente no âmbito do trabalho a desenvolver, as quais se encontram mais dependentes de uma análise preliminar dos resultados anuais do SCA dos CTT.

Atendendo a que à data da realização do presente procedimento de seleção da entidade com vista à realização da auditoria dos resultados do SCA dos CTT para o biénio 2014-2015, não se encontram disponíveis os resultados do SCA para os exercícios de 2014 e 2015, as propostas a apresentar devem ter em consideração a possibilidade de virem a surgir eventuais questões que justifiquem ser analisadas, não se estimando à priori que o volume de horas a despender seja significativo face ao volume global de horas a despender no global da auditoria (ver secção 6.4).

O objetivo desta fase do trabalho consiste em analisar criticamente algumas questões específicas relativas ao SCA dos CTT, nas quais se pretende, de uma forma geral, a verificação da classificação e cálculo dos gastos, rendimentos, ativos e passivos e a definição dos centros orçamentais.

Pretende-se ainda que a análise destas questões específicas inclua ainda a forma de determinação, tratamento e critérios de imputação dos gastos (nomeadamente, dos diretos, conjuntos e comuns) aos serviços, permitindo aferir sobre a exatidão dos resultados obtidos.

Adicionalmente, sem prejuízo das regras de imputação de gastos definidas pela ANACOM, deverão ser analisados criticamente tendo em consideração os critérios de eficiência económica a fim de ajuizar a bondade da inclusão da globalidade dos gastos aos serviços constantes dos resultados remetidos semestralmente à ANACOM.

Atendendo às auditorias anteriormente realizadas ao SCA dos CTT, enumeram-se de seguida as questões específicas a serem analisadas criticamente no âmbito da auditoria aos resultados do biénio 2014-2015 do SCA dos CTT:

3.7.1. Reconciliação entre contabilidade geral e o SCA

Pretende-se uma reconciliação entre os valores da contabilidade geral dos CTT e os valores imputados ao SCA, que permita a validação do montante inicial dos gastos e rendimentos do modelo.

3.7.2. Conciliação com os resultados remetidos à ANACOM

A entidade selecionada deverá realizar uma comparação e a respetiva conciliação, se aplicável, fundamentada e factual quanto a eventuais diferenças entre os resultados obtidos do SCA junto dos CTT (no âmbito do desenvolvimento da presente auditoria) e os resultados anteriormente reportados à ANACOM por este operador.

Adicionalmente, para a informação remetida à ANACOM, pretende-se ainda a reconciliação entre as demonstrações de resultados por produto e as demonstrações de resultados do serviço universal reservado (SUR), do serviço universal não reservado (SUNR) e do SNU.

3.7.3.  Custos e proveitos dos CTT e das empresas do Grupo

Pretende-se uma análise crítica das relações comerciais entre os CTT e as restantes empresas do Grupo, nomeadamente, a descrição e análise dos princípios e procedimentos de afetação dos gastos e rendimentos referentes a serviços prestados pelos CTT a empresas do Grupo, e vice-versa, incluindo as situações de cedências de meios (e.g. comercialização de produtos, publicidade, utilização de espaços, partilha de recursos humanos e de bens móveis e imóveis), garantindo que os gastos e rendimentos apresentados no SCA dizem efetivamente respeito à atividade dos CTT e não às restantes empresas do Grupo.

Relativamente aos rendimentos incorridos com a prestação de serviços a empresas do grupo, pretende-se uma análise quanto ao tratamento dado no SCA a estes rendimentos no SCA bem como aos gastos incorridos com vista à sua obtenção (e.g. horas, gastos administrativos) nomeadamente, e em particular no que respeita aos rendimentos, verificar o seu reconhecimento como menos gasto nas correspondentes naturezas de gastos.

Adicionalmente, pretende-se uma análise crítica ao dossier de preços de transferência do grupo CTT, que permita aferir se os preços e as condições comerciais praticados em transações entre empresas do grupo correspondem a preços e condições normais de mercado.

3.7.4. Classificação de rubricas

Pretende-se uma análise que permita verificar se a classificação dos gastos e rendimentos, a definição dos objetos de custeio e os métodos de repartição de rendimentos e gastos utilizados, não conduziu, a uma sobre afetação ou subafetação dos gastos e dos  rendimentos:

(i) dos serviços prestados em regime de SU face aos restantes;

(ii) dos serviços prestados no âmbito da área reservada face aos serviços prestados em regime de concorrência, nomeadamente, os decorrentes da utilização dos próprios serviços prestados pelos CTT, no âmbito da área reservada.

Neste âmbito, pretende-se que seja realizada uma análise crítica especificamente sobre os produtos com margens positivas mais significativas no âmbito do SU e eventuais margens negativas mais significativas no âmbito do SNU, pretendendo-se sempre que aplicável a averiguação das principais razões inerentes ao seu surgimento. A referida análise deverá ter em consideração os critérios utilizados na repartição de gastos, averiguando a coerência e consistência, quer entre produtos do SU e do SNU, quer face a exercícios anteriores, no sentido de identificar eventuais situações de subsidiação entre produtos do SU e SNU.

3.7.5. Documentação de suporte

Pretende-se que a entidade selecionada compare e valide a documentação enviada à ANACOM face à realidade do SCA, avaliando de forma crítica a sua suficiência, integridade e exatidão, quer quanto à documentação técnica de suporte ao SCA, quer quanto aos pressupostos, estimativas e fontes de informação utilizadas, sugerindo, sempre que necessário, novos formatos e elementos documentais.

Adicionalmente pretende-se uma análise crítica quanto ao modelo de reporte instituído tendo em consideração as necessidades de informação com vista à atividade regulatória e a evolução das atividades prestadas pelos CTT, apresentando as recomendações consideradas relevantes para a melhoria da informação reportada à ANACOM, nomeadamente quanto à informação a remeter, à origem e tratamento da informação obtida e ao nível de detalhe considerado adequado e aos diferentes vetores de desagregação (e.g. por produto; por velocidade - normal, azul, económico; por destinos - nacional, internacional; por escalões de peso; por tipo de gastos - diretos, conjuntos, comuns; por fases do processamento dos serviços postais - aceitação, tratamento, transporte e distribuição). 

3.7.6. Gastos administrativos indiretos e gastos dos serviços partilhados

As demonstrações de resultados dos serviços prestados pelos CTT, reportadas à ANACOM, incluem uma parcela de gastos administrativos indiretos e uma parcela de gastos dos serviços partilhados, sobre as quais se pretende uma análise crítica da origem e variação destes gastos, bem como da sua forma de apuramento e imputação aos diferentes produtos.

3.7.7. Chaves de imputação

Pretende-se uma análise crítica do SCA quanto às chaves de imputação dos gastos aos produtos, analisando a sua consistência face a exercícios anteriores, identificando as principais alterações ocorridas, analisando a sua justificação e avaliando o impacto delas decorrentes.

Adicionalmente, e tendo em consideração a natureza dos gastos imputados, pretende-se uma análise crítica ao critério de repartição de gastos, identificando formas alternativas quanto à sua repartição, sempre que o critério utilizado não seja considerado como o mais adequado. A apresentação de critérios alternativos deve considerar uma análise de custo / benefício quanto à sua eventual implementação, i.e., uma análise comparativa dos benefícios da alteração do critério de repartição, comparativamente à complexidade e custos inerentes à sua implementação. 

3.7.8. Gastos com a direção de marketing

A entidade selecionada deverá realizar uma análise da forma como os gastos do departamento de marketing são imputados aos diversos produtos e serviços, tendo em consideração que parte da atividade deste departamento está relacionada com outras empresas do grupo. Caso aplicável, a análise apresentada deverá propor melhorias ao nível do processo da imputação dos gastos desta direção, identificando metodologias e instrumentos concretos de repartição destes gastos, tendo em vista a diminuição da sua imputação via gastos comuns, avaliando numa ótica de custo/benefício a sua possível implementação.

3.7.9. Outros gastos e rendimentos

Outros gastos e rendimentos deverão ser discriminados, sendo explicitada a sua origem, natureza, forma de apuramento e de imputação, com indicação da sua desagregação por produtos.

No seguimento da auditoria realizada aos resultados de 2005 e 2006 do SCA dos CTT, a ANACOM determinou que eventuais multas e penalidades incorridas por este operador, no âmbito das regulações do sector, fossem retiradas do sistema de custeio.

No que respeita aos gastos incorridos pelos CTT relativos a honorários de advogados, bem como todos os outros gastos internos de acompanhamento dos processos judiciais associados a questões de regulação, pretende-se uma análise quanto à sua inclusão, ou não, no SCA, em virtude do seu deferimento/indeferimento. Pretende-se também que seja realizada uma análise crítica quanto à metodologia de imputação destes gastos aos produtos/serviços, abordando em particular as metodologias de distribuição consideradas mais adequadas, tendo em consideração a normal existência de um diferimento entre o momento em que os gastos são incorridos e o desfecho (deferimento/indeferimento) dos processos.

3.7.10. Gastos financeiros

O SCA inclui os gastos financeiros dos CTT, os quais são posteriormente repartidos pelos diferentes produtos / serviços.

Na sequência da auditoria realizada aos resultados de 2003 do SCA dos CTT, a ANACOM determinou que para efeitos de cálculo do custo de capital o montante de capitais alheios deveria incluir as dívidas resultantes de locações financeiras, incluindo as parcelas de curto prazo.

Pretende-se assim que seja realizada uma análise quanto à eventual duplicação de gastos resultante da consideração no SCA dos gastos financeiros com contratos de leasing e de locação financeira, bem como de eventuais empréstimos de médio e longo prazo, atendendo a que os capitais investidos (onde se incluem os contratos mencionados) são remunerados através do custo do capital.    

3.7.11. Centros orçamentais

Pretende-se que a entidade selecionada realize uma análise crítica dos gastos imputados aos centros orçamentais e da evolução face ao ano anterior, justificando as principais variações. Perante eventuais alterações na estrutura dos centros orçamentais deverá efetuar-se uma análise das principais repercussões.

3.7.12. Estações e postos de correio

A entidade selecionada deverá efetuar uma descrição exaustiva e uma análise crítica dos princípios e procedimentos seguidos na afetação dos gastos e rendimentos a estações e postos de correio, identificando o tipo de informação utilizada e o método usado para obter essa informação. Adicionalmente, pretende-se uma avaliação crítica do nível de desagregação das estações e postos de correio atualmente existente no SCA, pretendendo-se a identificação por parte da entidade selecionada de qual a desagregação considerada mais adequada, atendendo à informação disponível nos sistemas de informação dos CTT, ou à sua eventual obtenção futura.

3.7.13. Prestação transfronteiriça do SU

De acordo com a Diretiva 97/67/CE, de 15.12.97 (artigo 13º), a remuneração da prestação do serviço postal transfronteiriço intracomunitário deverá ser orientada no sentido de cobrir os custos de entrega (tratamento e de distribuição) suportados pelos prestadores do SU no país de destino.

Pretende-se uma análise aos sistemas de encargos terminais aplicáveis aos CTT, apresentando uma descrição do método de determinação do valor de encargos terminais a pagar pelos CTT a outros operadores pela distribuição de envios postais destinados a outros países, efetuando-se referência ao tipo de informação utilizada (e.g. informação real de tráfego, chaves de imputação indiretas, ou outro tipo de informação), ao método utilizado para a sua obtenção e ao tratamento de informação efetuado. Adicionalmente, pretende-se também a descrição da forma de imputação do valor dos encargos terminais aos produtos, com referência a uma eventual imputação de valores provisórios de encargos terminais e aos procedimentos existentes com vista à sua regularização por valores definitivos.

3.7.14. Inatividade

Pretende-se a identificação, caraterização e análise crítica da metodologia de imputação e de valorização da inatividade reportada pelos CTT, nas várias fases operacionais. Atendendo a que os CTT apenas calculam os gastos com a inatividade nas fases operacionais da aceitação e do transporte, pretende-se uma avaliação quanto à relevância do apuramento da inatividade nas restantes fases operacionais, identificando:

(i) as metodologias mais adequadas quanto à sua determinação e imputação às diferentes fases do processamento postal;

(ii) a forma de implementação mais adequada às metodologias identificadas e a informação considerada necessária; e,

(iii) a sua eventual implementação, atendendo a uma análise de custo - benefício, considerando os custos inerentes à obtenção da informação necessária.

3.7.15. Descontos

A entidade selecionada deverá descrever pormenorizadamente e analisar criticamente a metodologia de apuramento e imputação dos descontos aos diversos produtos, quer ao nível do produto/serviço agregado, quer ao nível do produto/serviço elementar.

3.7.16. Tratamento de gastos por segmento de clientes

A entidade selecionada deverá descrever e analisar criticamente o tratamento dado no SCA a eventuais gastos específicos inerentes ao processamento de correio de clientes ocasionais e de clientes contratuais. Especial atenção deve ser dada aos gastos específicos inerentes ao processamento de correio de grandes clientes e/ou de clientes contratuais, fazendo-se, nomeadamente, referência aos produtos aos quais são imputados os seus gastos e aos critérios e métodos de afetação dos gastos aos produtos. Adicionalmente, pretende-se que esta análise garanta uma adequada desagregação e imputação às fases de aceitação, tratamento, transporte e distribuição destes gastos, sugerindo recomendações quanto à sua melhoria, sempre que aplicável.

3.7.17. Gastos por zona geográfica

A entidade selecionada deverá descrever e analisar criticamente o apuramento e tratamento dado no SCA dos CTT aos gastos associados ao processamento do correio normal nacional em quantidade com destino às zonas geográficas A e B, fazendo-se referência aos gastos específicos alocados às fases operacionais da aceitação, tratamento, transporte e distribuição do envio de correio destinado às áreas geográficas atrás referidas, bem como uma análise critica quanto às variações mais significativas ocorridas ao nível dos custos unitários (global e por fase operacional - aceitação, tratamento, transporte e distribuição). Adicionalmente, a entidade selecionada deverá avaliar a homogeneidade dos gastos imputados às zonas geográficas A e B.

3.7.18. Gastos operacionais

Para cada uma das rubricas dos gastos operacionais (fornecimentos e serviços externos, custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas, gastos com pessoal, amortizações, provisões, impostos e outros gastos operacionais) deverá ser discriminado o valor que é imputado a cada fase operacional (aceitação, distribuição, transporte e tratamento), bem como a cada serviço. Pretende-se que seja efetuada uma análise da evolução destes gastos considerando a evolução da atividade dos CTT, através da realização de procedimentos de revisão analítica, para o que poderá ser necessário identificar as variações mais significativas destas rubricas ao nível da contabilidade geral.

3.7.19. Tráfego

A entidade selecionada deverá apresentar uma descrição exaustiva e análise crítica dos princípios e do método de apuramento do tráfego de cada serviço, por fase operacional, identificando o tipo de informação utilizada bem como o método de obtenção da mesma, distinguindo, se aplicável, entre a metodologia utilizada para o tráfego ocasional e para o tráfego empresarial (e.g. sondagens, informação real).

Neste contexto, deverão ainda ser identificadas as principais tendências de evolução do tráfego, por produto, entre o ano da respetiva auditoria e o ano imediatamente anterior, justificando as variações mais significativas.

3.7.20. Responsabilidades por benefícios de reforma e saúde

Os CTT alteraram em 2005 a política contabilística relativa ao reconhecimento de ganhos e perdas atuariais relativamente a cuidados de saúde, tendo sido adotada uma disposição do International Accounting Standard (IAS 19), nos termos da qual passou a diferir os ganhos e perdas resultantes das alterações dos pressupostos atuariais, reconhecendo-os na demonstração dos resultados numa base linear, em função dos anos de serviço estimados dos seus empregados até à data da reforma.

Em 31 de dezembro de 2006, cessou o protocolo com o Ministério da Saúde que regulava o modelo de financiamento dos benefícios de saúde dos empregados dos CTT.

Pretende-se a realização de uma análise crítica das situações relevantes, existentes em 2014 e 2015, relacionadas com responsabilidades por benefícios de reforma e saúde, nomeadamente no que respeita a:

(i) contabilização e critérios de repartição dos gastos no SCA, identificando as eventuais repercussões delas resultantes no SCA;

(ii) elaboração de comparativos face a exercícios anteriores;

(iii) a identificação do número global de pessoas abrangidas pelos benefícios de reforma e de saúde, de novos beneficiários em cada um dos exercícios de auditoria, bem como o número global de empregados, ex-empregados e familiares incluídos no universo de beneficiários identificado; e, 

(iv) análise crítica dos pressupostos atuariais utilizados no reconhecimento de responsabilidades futuras com trabalhadores da empresa, tendo em consideração os pressupostos atuariais normalmente utilizados em Portugal, a sua coerência face a exercícios anteriores e a avaliação de possíveis impactos ao nível do SCA.

3.7.21. Gastos com “curtailment”

Os CTT registaram pela primeira vez, no exercício de 2010, gastos relativos a suspensão de contratos de trabalho e a rescisões de contratos de trabalho (“curtailment”), tendo estes sido considerados no SCA, o qual é preparado de acordo com a metodologia FDC, e subsequentemente alocados aos produtos e/ou serviços disponibilizados por este operador postal.

A este respeito importa salientar que a ANACOM, no seguimento da auditoria realizada aos resultados do exercício de 2007 do SCA dos CTT, determinou que, com início nos resultados de 2010, o eventual reconhecimento de gastos no SCA com futuras situações de “curtailment”, para efeitos regulatórios, deveria ser acompanhado de uma demonstração fundamentada de forma adequada e detalhada quanto à existência de benefícios económicos futuros superiores aos gastos de “curtailment” estimados, identificando e quantificando entre outros aspetos:

(i) os gastos estimados e os objetivos esperados, nomeadamente, em termos de eficiência da organização, incluindo a identificação de metas mensuráveis;

(ii) o limite temporal do programa, i.e., a sua ocorrência pontual ou a sua inclusão num programa mais vasto de redução de efetivos;

(iii) o período no qual se espera usufruir dos benefícios gerados;

(iv) o horizonte temporal para o reconhecimento destes gastos no SCA; e,

(v) a sua metodologia de imputação aos produtos do SCA.

Pretende-se assim que a entidade selecionada realize uma análise crítica aos gastos com “curtailment” considerados no SCA no sentido de:

1. avaliar a razoabilidade de inclusão destes gastos no SCA dos CTT tendo em consideração a existência de eventuais benefícios económicos futuros;

2. analisar a informação remetida pelos CTT, à ANACOM, relativa a gastos com “curtailment”, no sentido de verificar o cumprimento dos requisitos decorrentes da determinação anteriormente emitida por esta Autoridade sobre esta matéria;

3. auditar a informação sobre “curtailment” reportada pelos CTT à ANACOM no que respeita, nomeadamente: (i) à razoabilidade e adequabilidade dos racionais e/ou metodologias utilizados no seu apuramento; (ii) às fontes de informação utilizadas e à documentação de suporte existente; (iii) aos critérios atuariais considerados pelos CTT; e,

4. aferir a adequabilidade dos critérios de alocação aos produtos e/ou serviços utilizados na imputação dos gastos com “curtailment” considerados no SCA.  

3.7.22. Publicidade e propaganda

Pretende-se a descrição, quantificação e análise crítica da forma de tratamento dos gastos de publicidade considerados nos produtos do SCA, atendendo aos diversos tipos de gastos com publicidade e propaganda registados pelos CTT, i.e., publicidade institucional ou publicidade relativa a produtos e serviços prestados pelos CTT. Pretende-se assim a identificação dos valores mais significativos com publicidade e propaganda, devendo ser analisada criticamente a sua imputação tendo em conta a sua natureza.

3.7.23. Ajustamentos para dívidas de cobrança duvidosa

A entidade selecionada deverá analisar criticamente os critérios de imputação dos gastos incorridos com ajustamentos para dívidas de cobrança duvidosa de outros devedores, identificando os produtos a que dizem respeito os valores mais significativos, devendo ser indicado, se aplicável, qual o critério de imputação considerado como mais adequado no que respeita à alocação destes gastos aos produtos/serviços.

3.7.24. Ajustamentos para depreciação de existências

Pretende-se uma análise crítica aos critérios de imputação dos gastos incorridos com ajustamentos para depreciação de existências, identificando os produtos a que dizem respeito os valores mais significativos, devendo ser indicado, se aplicável, qual o critério de imputação considerado como mais adequado no que respeita à alocação destes gastos aos produtos/serviços.

3.7.25. Trespasses

Pretende-se a descrição, quantificação e análise crítica dos montantes relativos a gastos com trespasses, bem como quanto à sua contabilização no SCA dos CTT, nomeadamente os valores relativos aos trespasses e respetivas imparidades, se aplicável. 

3.7.26. Gastos unitários

A entidade selecionada deverá analisar, comparativamente ao exercício anterior, os gastos unitários reportados pelos CTT no âmbito dos resultados do SCA, identificando e justificando as variações mais significativas.

Adicionalmente, pretende-se uma análise crítica dos gastos unitários reportados por serviço e por fase operacional (aceitação, tratamento, transporte, distribuição e outros custos) identificando e obtendo explicações para diferenças significativas entre produtos similares e cujo processo seja semelhante. Pretende-se também a aferição quanto à adequabilidade da metodologia utilizada na sua determinação, bem como a descrição da metodologia de determinação dos valores de tráfego por serviço considerados em cada uma das referidas fases e por tipo de cliente (e.g., ocasional ou contratual), apresentando propostas de melhoria sempre que esta não seja considerada a mais adequada.

3.7.27. Rendimentos unitários

Pretende-se a análise face ao exercício anterior dos rendimentos unitários reportados pelos CTT no âmbito dos resultados do SCA, identificando e justificando os principais desvios face ao tarifário em vigor.

3.7.28. Serviço de correio editorial nacional

Pretende-se uma análise crítica à forma de alocação dos gastos (e.g. aceitação, faturação, tratamento, controlo), rendimentos e descontos ao serviço correio editorial nacional, efetuando-se nomeadamente referência à eventual aplicação de critérios distintos em função de os envios beneficiarem dos preços aplicáveis no âmbito do acordo celebrado entre os CTT, a API (Associação Portuguesa de Imprensa) e o GMCS (Gabinete para os Meios de Comunicação Social) ou do regime de incentivo à leitura e ao acesso à informação (anteriormente designado de “porte pago”), previsto no Decreto-Lei n.º 98/2007, de 2 de abril. Esta análise deve igualmente contemplar a alocação de gastos diretos, conjuntos e comuns de cada uma das modalidades de serviço prestado pelos CTT (reportadas no SCA como “correio editorial bonificado” e “correio editorial não bonificado”).

3.7.29. Serviço público de caixa postal eletrónica

Pretende-se uma análise crítica à forma de apuramento e aos critérios de distribuição utilizados na imputação dos gastos e rendimentos associados ao produto “serviço público de caixa postal eletrónica”.

3.7.30. Tempos padrão e coeficientes de eficiência

Os gastos da atividade de aceitação, essencialmente relacionados com as estações e postos de correio, são repartidos pelos diversos produtos em função do tempo necessário para a sua prestação, o qual é apurado tendo em conta o tráfego dos respetivos produtos e o tempo padrão necessário para a sua prestação. Adicionalmente, são ainda considerados coeficientes de eficiência que visam refletir situações de ganhos de escala, aplicáveis, por exemplo, pela alteração dos equipamentos utilizados na realização de determinada tarefa, ou pela prestação do serviço numa grande estação versus numa pequena estação de correios.

Os tempos padrão foram inicialmente determinados com base num estudo realizado em 1997/1998 e posteriormente atualizados em 2009, ano em que os CTT procederam à revisão dos tempos padrão na fase do atendimento, tendo procedido à sua atualização. Posteriormente a esta atualização, de acordo com os CTT, estes tempos padrão apenas são atualizados quando se verifiquem alterações significativas no processo a que estes estão associados.

A ANACOM, no seguimento da auditoria aos resultados de 2002 do SCA dos CTT, recomendou a elaboração de procedimentos escritos relativamente à determinação e medição de tempos-padrão e indicadores de atividade, que fundamentem as respetivas metodologias de apuramento, tendo no seguimento da auditoria aos resultados de 2003, recomendado a sua atualização periódica, devidamente documentada, dos parâmetros subjacentes à definição das chaves de imputação de gastos (e.g. tempos-padrão e indicadores de atividade).

No seguimento da auditoria aos resultados de 2010 do SCA dos CTT a ANACOM determinou que a documentação de suporte do SCA quanto a tempos padrão utilizados, deve:

I. descrever detalhadamente a metodologia utilizada no seu apuramento;

II. identificar a periodicidade e extensão com que devem ser revistos, sendo que, segundo esta Autoridade, tal periodicidade não deve ser superior a três anos; e,

III. a amostragem utilizada seja representativa da realidade operacional dos CTT, em particular quanto às estações de correio, não devendo estas estar localizadas exclusivamente nas grandes cidades, por forma a serem representativas da rede postal existente.

Desta forma, pretende-se que seja realizada uma análise crítica aos tempos padrão e aos coeficientes de eficiência, nomeadamente:

(i) verificação da existência de procedimentos escritos relativamente à determinação e medição de tempos-padrão e indicadores de atividade que fundamentem as respetivas metodologias de apuramento;

(ii) verificação da regular atualização, devidamente documentada, dos procedimentos escritos que fundamentam as metodologias de apuramento dos tempos padrão e indicadores de atividade;

(iii) identificação do número de tempos-padrão e indicadores de atividade existentes, bem como a importância relativa dos mesmos, por exemplo (e.g. número de horas associadas à atividade correspondente);

(iv) ainda que eventualmente não exista, ou não esteja disponível a documentação mencionada em (i) e (ii), pretende-se:

a. uma descrição das atividades associadas aos tempos-padrão e indicadores de atividade existentes;

b. uma compreensão da metodologia de medição dos respetivos tempos-padrão e indicadores de atividade;

c. uma análise critica das tarefas associadas aos tempos-padrão e indicadores de atividade, confrontando a sua descrição com a atual atividade operacional inerente à sua realização. 

3.7.31. Política de gestão de edifícios

Atendendo a que os imóveis, próprios ou arrendados, utilizados pelos CTT na sua atividade postal se traduzem num montante global materialmente relevante de gastos (amortizações e rendas), bem como em eventuais “menos gastos” decorrentes de mais-valias associadas à sua alienação, pretende-se uma análise da política de gestão de edifícios dos CTT no âmbito do desenvolvimento da sua atividade tendo em vista aferir eventuais ineficiências e o seu impacto nos gastos dos produtos no âmbito do SU.

Assim sendo, e para cada um dos exercícios do biénio 2014-2015, é requerida uma avaliação do impacto nos gastos do SU quanto à eventual alienação de imóveis dos CTT e posterior arrendamento, pelo que se pretende uma análise, comparativamente aos cinco exercícios imediatamente anteriores, que inclua nomeadamente:

a) a identificação dos edifícios propriedade dos CTT, identificando de forma desagregada os respetivos gastos com reintegrações, conservação e manutenção;

b) a identificação dos edifícios alienados, desagregando entre edifícios vendidos a empresas do Grupo CTT e a outras entidades externas, bem como as respetivas mais-valias e menos-valias;

c) análise crítica quanto à metodologia de reconhecimento no SCA dos “menos gastos” associados a imóveis alienados e posteriormente arrendados pelos CTT;

d) avaliação, ao nível dos gastos dos produtos constantes do SU, quanto ao impacto de eventuais alienações de imóveis posteriormente arrendados pelos CTT, tendo em consideração os gastos referentes a reintegrações anteriormente alocados, comparativamente aos gastos com rendas alocados e ao reconhecimento de gastos e/ou “menos gastos” decorrentes das menos-valias e mais-valias. 

4. Desenvolvimento da auditoria e relatórios

4.1. Realização da auditoria - trabalho de campo

Os CTT serão auditados, nos termos do presente caderno de encargos, tendo como objetivo determinar se o seu SCA está de acordo com os princípios definidos na legislação aplicável.

O âmbito da presente auditoria contempla os resultados apurados pelo SCA referente aos serviços prestados pelos CTT, relativos ao biénio 2014-2015, devendo em cada exercício ser analisada a sua evolução face ao exercício anterior, pretendendo-se uma comparação mais alargada quando estejam em causa objetivos cuja concretização esteja interligada a exercícios anteriores (por exemplo, aspetos relacionados com o imobilizado ou com gastos de “curtailment”).

Atendendo a que o trabalho a desenvolver, para além de aspetos contabilísticos, financeiros, estatísticos e de sistemas de informação, contempla igualmente vertentes relacionados com economia, regulação de mercados e comparações internacionais, deverão ser incluídos na equipa de trabalho especialistas nestas áreas, os quais devem ser previstos na proposta a apresentar.

A ANACOM acompanhará e coordenará, na medida do considerado adequado, os trabalhos de campo a desenvolver pela empresa de auditoria, assumindo a responsabilidade pela condução de trabalhos e relacionamento com a empresa a auditar, razão pela qual o planeamento do trabalho de campo deverá contemplar o envolvimento de colaboradores da ANACOM, no sentido de permitir um acompanhamento regular dos trabalhos desenvolvidos e a antecipação de situações, que de outro modo apenas seriam identificadas na fase de revisão dos relatórios.

No decorrer do trabalho de campo, a entidade selecionada deverá apresentar, regularmente à ANACOM, relatórios intercalares, sintéticos, de progresso da auditoria, identificando as atividades concluídas, atividades em curso, informações solicitadas, recebidas, e por receber dos CTT, bem como as datas de solicitação e disponibilização das mesmas, sendo acordado entre a ANACOM e a entidade selecionada a forma mais eficiente relativamente aos relatórios a apresentar.

Além do reporte periódico à ANACOM, deve igualmente ser previsto o reporte extraordinário, caso sejam identificadas peças de informação relevantes ou situações que assim o justifiquem.

Deverão ser remetidas à ANACOM, em formato eletrónico, cópias dos relatórios produzidos e da informação recolhida junto dos CTT, bem como informações adicionais, ainda que trabalhadas pela empresa adjudicatária, sempre que a mesma seja solicitada pela ANACOM com vista ao esclarecimento das situações alvo de análise.

Concluído que se encontre o trabalho de campo referente à auditoria de cada um dos exercícios do biénio 2014-2015, a entidade selecionada deverá elaborar os documentos descritos nas secções 4.2 a 4.5.

4.2. Relatório sintético

A entidade selecionada deverá produzir, relativamente a cada um dos exercícios do biénio 2014-2015, um relatório sintético descrevendo o SCA dos CTT, contendo, nomeadamente, as principais categorias de gastos e as regras aplicadas para a sua imputação. O referido relatório poderá ser objeto de publicação e/ou publicitação pela ANACOM, pelo que nele não poderão constar quaisquer elementos reservados ou confidenciais, nomeadamente, os resultados do sistema, sendo da responsabilidade da entidade selecionada proceder a uma validação junto dos CTT sobre quais os elementos constantes do referido relatório que este operador considera como confidenciais.

O relatório será apresentado como sendo da autoria da entidade adjudicatária.

4.3. Relatório final de auditoria

A entidade selecionada deverá produzir, relativamente a cada um dos exercícios do biénio 2014-2015, um relatório de auditoria com a descrição e análise do SCA dos CTT contendo, nomeadamente: (i) as principais categorias de gastos; (ii) as regras de imputação dos gastos; (iii) a organização interna e sistemas de informação subjacentes ao modelo de SCA; (iv) a reconciliação entre os resultados deste sistema e as demonstrações financeiras da empresa; (v) a análise da evolução dos resultados (incluindo uma revisão analítica das principais variações ocorridas no SCA); e, (vi) a análise das questões específicas salientadas.

O capítulo 3 do presente caderno de encargos servirá de base à realização deste relatório o qual será apresentado como sendo da autoria da entidade adjudicatária.

Os relatórios de auditoria produzidos pela entidade selecionada devem contemplar duas versões:

(i) Versão confidencial - para utilização exclusiva da ANACOM; e,

(ii) Versão pública - passível de publicação, podendo a mesma vir, ou não, a ser disponibilizada na página da internet, permitindo a sua consulta por terceiros nela interessados.

O relatório será apresentado como sendo da autoria do adjudicatário.

4.4.  Síntese de recomendações

Conjuntamente com a apresentação do relatório sintético e do relatório de auditoria, relativamente a cada um dos exercícios do biénio 2014-2015, a entidade selecionada deverá apresentar um resumo das situações identificadas no decorrer do trabalho de auditoria realizado a cada um dos exercícios, bem como eventuais recomendações quanto às alterações consideradas necessárias no sentido de assegurar a conformidade do SCA dos CTT com as disposições legais e regulamentares aplicáveis.

A apresentação da síntese de recomendações entendidas como pertinentes no âmbito da auditoria realizada a cada um dos exercícios do biénio 2014-2015 não exclui que as mesmas sejam incluídas ao longo do relatório referido na secção 4.3, nos capítulos a que digam respeito, no sentido de aumentar a compreensão quanto às situações identificadas e aos seus impactos.

4.5. Declaração de conformidade e parecer de auditoria

A entidade selecionada deverá produzir autonomamente ao relatório de auditoria e, para cada um dos exercícios auditados no biénio 2014-2015, um parecer de auditoria aos resultados do SCA, o qual deverá:

• expressar uma opinião/parecer profissional e independente, devidamente fundamentada na auditoria, quanto à conformidade da forma de apuramento e à adequação em termos globais dos montantes constantes das demonstrações de resultados, à adoção de políticas e critérios contabilísticos adequados e à manutenção de um sistema de controlo interno apropriado;
• incluir uma declaração quanto à conformidade, ou não, do SCA dos CTT com as disposições legais, com as normas e boas práticas nacionais e internacionais de contabilidade e com os princípios, determinações e recomendações definidos e emitidos pela ANACOM.

O parecer deverá ter em consideração as obrigações decorrentes das disposições legislativas aplicáveis, assim como, as determinações e recomendações definidas pela ANACOM. Com este parecer, pretende-se verificar se as demonstrações de resultados apresentam de forma verdadeira e apropriada, em todos os aspetos materialmente relevantes, os rendimentos e gastos resultantes da prestação dos serviços, devendo para tal ser adequadamente examinada e avaliada a forma de imputação e os valores constantes das demonstrações de resultados.

Este exame deverá ser elaborado de acordo com as normas de contabilidade geralmente aceites e de forma a obter um grau de segurança aceitável de que as demonstrações de resultados estão isentas de distorções materialmente relevantes.

O parecer e a declaração de conformidade poderão ser objeto de publicação e/ou publicitação e serão apresentados como sendo da autoria da entidade adjudicatária.

5. Outros aspetos não submetidos à concorrência

5.1. Prazo

A duração da auditoria aos resultados do SCA de cada um dos exercícios do biénio 2014-2015 não poderá exceder as trinta semanas, a qual incluirá a realização do trabalho de campo e a elaboração e discussão dos relatórios e eventuais recomendações consideradas pertinentes no âmbito do trabalho realizado.

5.2. Equipas de auditoria

A auditoria a realizar ao SCA dos CTT, relativamente aos exercícios do biénio 2014-2015, caracteriza-se por um elevado grau de complexidade e especificação, na medida em que, são exigidas valências em áreas muito diversas, que vão desde a contabilidade (geral e analítica), a auditoria, a análise de sistemas de informação, a engenharia de processos associados à atividade postal e outros, como sejam, o corporate finance e matérias atuariais no âmbito de complementos de reforma e de seguros de saúde.

A referida auditoria, tem como principal objetivo suportar a emissão de uma declaração de conformidade do referido SCA com as disposições regulamentares aplicáveis, a qual implica assim um nível de qualidade elevado que possibilite um adequado conforto na emissão das referidas declarações de conformidade.

A experiência da ANACOM no acompanhamento de anteriores auditorias ao SCA dos CTT, tem revelado que a equipa responsável pela realização da auditoria constante do presente concurso deve possuir uma diversidade de valências compatível com as exigências de qualidade e complexidade da auditoria a desenvolver.

Adicionalmente, e atendendo a que a realização da auditoria referente aos exercícios de 2014-2015, constantes do presente concurso, decorrerá durante um período significativo de tempo, a ANACOM pretende garantir que eventuais substituições de elementos da equipa que venham a ocorrer não resultam numa redução qualitativa da equipa apresentada na proposta sujeita a concurso. A eventual substituição de qualquer um dos membros da equipa constante da proposta sujeita a concurso, está sujeita a prévia comunicação e autorização da ANACOM e apenas poderá ocorrer se o elemento substituto possuir um perfil equivalente, ou superior, ao do elemento a substituir constante da presente proposta ou previamente aprovado pela ANACOM.

Nestes termos, a proposta apresentada deverá incluir um capítulo autónomo, devidamente identificado como tal, do qual devem constar os elementos da equipa integrantes da proposta apresentada, bem como o detalhe do seu perfil, o qual servirá de referência em eventuais situações de substituição de elementos da equipa proposta, devendo também o referido capítulo apresentar de forma clara, detalhada e fundamentada um conjunto de aspetos considerados essenciais relativos à equipa a afetar ao projeto objeto do presente concurso, com vista à obtenção da qualidade exigível face aos objetivos enunciados.

A ANACOM entende assim que o nível de qualidade exigido na auditoria a realizar aos exercícios do biénio 2014-2015 com vista à emissão da Declaração de conformidade do SCA dos CTT exige que a equipa proposta para a sua realização inclua:

• um partner, ou outro elemento de categoria equivalente, caracterizado por possuir uma experiência mínima de 3 anos como Revisor Oficial de Contas (ROC);
• um ou mais partners que assumam funções específicas de revisão (concurring review partner) em matérias complexas e especificas, nomeadamente, aspetos relacionados com engenharia de negócio da atividade postal e questões associadas a corporate finance e cálculos atuariais;
• um elemento caraterizado por possuir a certificação CISA (Certified Information Systems Auditor) emitida pela ISACA (Informations Systems Audit and Control Association);
• a existência de pelo menos um elemento sénior, com pelo menos 3 anos de experiência nas áreas de regulação, contabilidade analítica, engenharia de processos da atividade postal, corporate finance, e cálculos atuariais.  

A ANACOM considera que os aspetos essenciais relativos à equipa a constituir e que devem constar da proposta a apresentar a concurso são os seguintes:

• o número total de elementos da equipa;
• as diferentes categorias dos elementos da equipa e o número de elementos por cada categoria;
• a alocação dos diferentes elementos da equipa a cada uma das fases do projeto descritas na secção 6.1.1, identificando para cada um dos membros da equipa as suas principais funções, responsabilidades e mais valias associadas às suas valências específicas.
• os Curriculum Vitae de cada um dos elementos afetos à equipa de auditoria, descrevendo de forma detalhada a sua experiência profissional relevante para a auditoria a adjudicar, indicando:

(i) a identificação de cada um dos elementos da equipa, nomeadamente o seu nome e funções assumidas na estrutura do concorrente;

(ii) as qualificações de cada um dos elementos da equipa, nomeadamente a sua formação académica, pós-académica e outras, nomeadamente, a categoria de ROC e de CISA

(iii) o número de anos de experiência na presente categoria e de experiência como ROC;

(iv) o número de anos de experiência e o tipo de funções e responsabilidades assumidos, em anteriores trabalhos considerados relevantes, no âmbito da presente categoria, nomeadamente, no que respeita a regulação, contabilidade analítica, engenharia de processos da atividade postal, corporate finance, e cálculos atuariais.

6. Aspetos submetidos à concorrência

A avaliação das propostas será efetuada tendo em consideração os requisitos relativamente aos fatores e subfactores de avaliação constantes das secções 6.1.1 a 6.1.4, abaixo discriminados, e o fator preço constante da cláusula 16ª da parte I do presente caderno de encargos. Neste sentido, por forma a facilitar o processo de avaliação, as propostas apresentadas deverão contemplar um capítulo específico para cada um dos fatores de avaliação mencionados nas secções 6.1.1 a 6.1.4 e para o fator preço constante da cláusula 16ª da parte I do presente caderno de encargos, sendo que as propostas serão avaliadas com base nas informações contidas nestes capítulos, tendo em consideração os requisitos abaixo definidos para cada um dos fatores de avaliação e os respetivos níveis de referência Bom e Neutro descritos no modelo de avaliação, anexo ao programa de concurso.

Salienta-se que da avaliação efetuada face aos níveis de referência definidos poderão resultar propostas consideradas superiores ou inferiores relativamente aos níveis Bom e Neutro definidos.

6.1. Metodologia

A proposta a apresentar para a realização da auditoria aos resultados do SCA relativamente aos exercícios do biénio 2014-2015 deverá apresentar uma descrição da metodologia que a empresa se propõe seguir no presente projeto, identificando, nomeadamente:

6.1.1. As fases da auditoria

A proposta deve identificar as diferentes fases a considerar nas auditorias aos resultados do SCA dos CTT para os dois exercícios, respeitantes ao biénio 2014-2015, assumindo-se que as fases identificadas são comuns aos dois exercícios a auditar no âmbito do presente concurso, nomeadamente apresentando a descrição quanto:

• fases da auditoria a realizar;
• atividades a desenvolver em cada uma das fases identificadas;
• política de comunicação com a ANACOM e com a entidade auditada (CTT) proposta no âmbito do desenvolvimento da auditoria;
• outros aspetos considerados relevantes e comprovadamente relacionados com a organização da auditoria a desenvolver.  

6.1.2. O cronograma da auditoria

Atendendo a que o presente concurso se destina à adjudicação da auditoria a realizar aos resultados do SCA dos CTT para o biénio 2014-2015, a proposta deve apresentar um cronograma, em termos relativos, assumindo-se para este efeito que a auditoria ao exercício de 2014 iniciar-se-á em 1 de setembro de 2015, após a outorga do contrato respeitante ao presente concurso, e a auditoria ao exercício de 2015 terá o seu início a partir de 1 de setembro de 2016.

O cronograma a apresentar pelos concorrentes deverá abordar, nomeadamente:

• a duração global e de cada uma das fases do projeto;
• a identificação das principais atividades associadas a cada uma das fases identificando a sua duração prevista;
• a articulação entre o concorrente e a ANACOM nas diferentes fases do projeto.

6.1.3. Alocação de gastos/rendimentos aos produtos e serviços

Tendo em consideração que a auditoria a realizar incide sobre o SCA dos CTT que visa o apuramento dos resultados dos diferentes produtos e serviços disponibilizados pelos CTT, obtidos essencialmente através da alocação de gastos e rendimentos aos respetivos produtos e serviços, a proposta deverá identificar e descrever, nomeadamente:

• as metodologias genericamente usadas pelo concorrente na realização de auditorias financeiras e/ou similares à auditoria atualmente presente a concurso;
• as metodologias consideradas mais adequadas e que o concorrente se propõe utilizar na propostas avaliação da adequabilidade da repartição de gastos e rendimentos pelos produtos e/ou serviços no âmbito do SCA dos CTT.

6.1.4. Ambiente de controlo e integração de sistemas de informação

Atendendo a que os resultados do SCA dos CTT resultam de um conjunto diversificado de informações provenientes de diversas fontes e sistemas de informação utilizados por este operador, quer ao nível operacional, financeiro ou de controlo de gestão, a proposta apresentada deve identificar e descrever as metodologias consideradas adequadas na avaliação, nomeadamente:

• da integração entre os diferentes sistemas de informação utilizados na produção dos resultados do SCA;
• do ambiente de controlo inerente aos resultados do SCA;
• outros aspetos comprovadamente considerados relevantes na avaliação da coerência, completude e exatidão da informação obtida no âmbito da auditoria a realizar.

6.2. Materialidade

A auditoria a realizar aos resultados dos exercícios do biénio 2014-2015 do SCA dos CTT visa contribuir para a emissão, por parte da ANACOM, das correspondentes declarações de conformidade do SCA com as disposições legais e regulamentares aplicáveis.

Assim sendo, e à semelhança de anos anteriores, a auditoria a realizar requer uma análise aprofundada dos resultados do SCA, a qual passará pela análise de um conjunto de chaves de repartição de gastos que permita obter um razoável nível de segurança quanto à alocação aos produtos/serviços de um valor significativo dos gastos incluídos no SCA, devendo para tal ser analisadas todas as chaves de repartição de gastos aos produtos e/ou serviços cujo valor seja superior a 2.500.000 euros, sem prejuízo de poder ser necessária a analise de certas chaves de repartição de gastos com valores inferiores ao limiar de 2.500.000 euros que se revelem necessárias à satisfação das condições do presente concurso. 

A este respeito importa salientar que os gastos analisados nos últimos exercícios têm ficado acima dos 95% do total de gastos do SCA⁵, pelo que a proposta deverá identificar um único nível de materialidade, o qual corresponderá ao nível mínimo da percentagem de gastos totais do SCA dos CTT que o concorrente se propõe a analisar em cada um dos exercícios, sendo que esta percentagem não poderá em caso algum ser inferior a 92,50% dos gastos totais do SCA.

Com o objetivo de permitir aos concorrentes uma melhor compreensão relativamente à extensão de trabalho inerente a diferentes níveis de materialidade apresenta-se nas tabelas abaixo um resumo da importância das chaves de repartição no total dos gastos relativamente aos últimos exercícios (2008 a 2012).

Tabela 1 - Relação entre % de custos e número de chaves de repartição

Fonte: SCA dos CTT

6.3. Acesso a informação especializada

O âmbito da auditoria presente a concurso abrange frequentemente a análise de questões técnicas muito específicas, como sejam, por exemplo, a análise ao custo de capital considerado pelos CTT nos resultados do SCA, a análise de gastos com “curtailment” e a análise de complementos de reforma e de seguros de saúde, análises estas que requerem o acesso a informação financeira e atuarial, de caráter muito específico e atualizado, relativamente a entidades nacionais e internacionais, a qual deverá ser obtida com recurso a fontes de informação credíveis por forma a permitir a obtenção de informação fiável e atual.

Neste contexto, as propostas devem identificar e descrever a informação considerada relevante na análise das temáticas acima referidas (análise do custo de capital, gastos de “curtailment” e de gastos com complementos de reforma e de seguros de saúde), identificando de forma clara as fontes de informação a utilizar no âmbito da auditoria constante do presente concurso tendo em vista a obtenção da informação necessária. A proposta apresentada deverá ainda identificar e descrever as vantagens associadas à utilização destas mesmas fontes de informação comparativamente a outras possíveis.

6.4. Bolsa de Créditos

As propostas apresentadas pelos concorrentes devem apresentar o número de créditos (horas/auditor médio) que o concorrente está disposto a disponibilizar para a análise de questões não antecipadas e que venham a ser consideradas relevantes, créditos esses que são passíveis de serem utilizados ao longo de todo o biénio 2014-2015.

No decorrer da auditoria constante do presente concurso e, sempre que a ANACOM identifique alguma questão para a qual considere relevante a realização de uma análise particular que não esteja contemplada no presente caderno de encargos, comunicará tal facto à entidade selecionada, a qual tendo por base o conhecimento adquirido e toda a informação disponível na altura, quer disponibilizada pelos CTT, quer pela ANACOM, procederá a uma estimativa dos créditos (equivalentes a horas/auditor médio) considerados necessários à análise das mesmas. A estimativa de créditos necessários será comunicada à ANACOM, devidamente fundamentada, a qual procederá à sua análise e a aprovará caso a considere adequada, momento a partir do qual a referida questão adicional passará a fazer parte integrante dos trabalhos de auditoria em curso, sendo os créditos acordados deduzidos aos créditos apresentados na proposta.

Considerando que as propostas recebidas pela ANACOM, de diferentes entidades e em resposta aos diferentes procedimentos de seleção de um auditor para as auditorias realizadas ao SCA dos CTT nos últimos anos, apresentaram uma estimativa quanto ao seu envolvimento na realização do trabalho correspondente a uma média de cerca de 1.000 horas/auditor por cada exercício auditado, a ANACOM considera razoável que os créditos que venham a ser necessários para análise das referidas questões adicionais se situem na ordem dos 10%, ou seja, cerca de 100 créditos (horas/auditor médio) por cada um dos exercícios do biénio 2014-2015, totalizando 200 horas/auditor médio para a auditoria a concurso. O número de créditos (horas/auditor médio) não poderá em caso algum ser inferior a 125 créditos.

As propostas apresentadas a concurso pelos concorrentes devem possuir um preço único, de acordo com os termos definidos na cláusula 17.ª da parte I do presente caderno de encargos, não havendo em caso algum lugar à emissão de faturas adicionais decorrentes da necessidade de utilização dos créditos constantes da referida proposta.

Atendendo a que os referidos créditos visam salvaguardar a necessidade de proceder a eventuais análises cuja necessidade não é possível ser antecipada, os quais pressupõem uma utilização ponderada dos mesmos, na eventualidade de existência de créditos não utilizados no final da auditoria referente ao biénio 2014-2015, poderá haver lugar ao acerto da última fatura, tendo em consideração o volume de créditos não utilizados, de acordo com os termos definidos na cláusula 17.ª da parte I do presente caderno de encargos.

7. Capacidade e independência do adjudicatário

Atendendo à complexidade da auditora a realizar e à natureza da informação a que o prestador de serviços terá acesso, no âmbito da referida auditoria, a qual muitas vezes terá um carácter de confidencial, a ANACOM pretende selecionar uma entidade tecnicamente habilitada a desenvolver trabalhos de auditoria, devendo a mesma ser uma entidade idónea e totalmente independente da entidade a auditar (CTT) e que não tenha qualquer interesse, direto ou indireto, quer do resultado da auditoria a desenvolver, quer na informação obtida no âmbito da mesma. Neste sentido, a ANACOM, considera essencial que os concorrentes sejam Sociedades de Revisores Oficiais de Contas (SROC) devidamente registadas em Portugal na Ordem dos Revisores Oficiais de Contas, ou em caso de consórcio, este inclua uma SROC nos termos anteriormente definidos.

Para o efeito, o adjudicatário deverá apresentar, aquando da receção da notificação de adjudicação, como documento de habilitação, conforme exigido pelo programa de concurso, uma declaração na qual afirme a independência, integridade e objetividade, da SROC e da rede que integra, bem como dos colaboradores, internos ou subcontratados, a afetar ao presente trabalho, atestando não possuírem, em ambos os casos, qualquer interesse, direto ou indireto, na entidade a auditar (CTT) ou no Grupo a que esta pertence.

Deve esta declaração confirmar que o adjudicatário não possui qualquer relação financeira ou profissional com a entidade a auditar, nomeadamente decorrente da prestação de serviços de auditoria financeira ou revisão legal de contas, relativamente a cada um dos exercícios a auditar, ou aos dois exercícios imediatamente anteriores, não devendo também possuir qualquer interesse quanto ao resultado da auditoria a desenvolver, bem como na informação, confidencial ou outra a que tenha acesso.