Determinações e recomendações no âmbito das regras de elaboração do inventário do património afeto à concessão dos CTT

DETERMINAÇÕES
RECOMENDAÇÕES

DETERMINAÇÕES

As seguintes determinações aplicam-se a partir da elaboração do inventário relativo ao ano de 2017, inclusive, com exceção da determinação n.º 2 (Reconciliação com a contabilidade geral), a qual se aplica a partir da elaboração do inventário relativo ao ano de 2019, inclusive.

1- Criação de documento técnico de detalhe

Constituição de um documento formal pelos CTT com a explicação da metodologia adotada na preparação do inventário reportado à ANACOM, nomeadamente:

Introdução ao modelo conceptual;
Etapas, responsáveis, sistemas informáticos e controlos na preparação prévia de informação;
Etapas, responsáveis, sistemas informáticos e controlos no tratamento de informação para reporte;
Etapas, responsáveis, sistemas informáticos e controlos na aprovação de informação para reporte;
Regras, metodologias e critérios utilizados para cada caso (natureza de bem, centro orçamental, centro de custo e custos comuns), incluindo os casos de exceção;
Diligências a considerar na leitura dos mapas de inventário (cuidados e alertas).

2- Reconciliação com a contabilidade geral

Preparação pelos CTT de um documento explicativo (folha de cálculo) para cada tipo de bem (bens de terceiros), com a reconciliação com a contabilidade geral (contas estatutárias), a partir de 2019.

3- Reconciliações com o quadro legal

Preparação de um documento explicativo sobre a forma como os CTT cumprem cada um dos requisitos presentes na decisão da ANACOM.

Este documento é reportado pelos CTT à ANACOM, juntamente com o reporte do inventário.

4- Cálculo da percentagem de afetação à concessão

Preparação de um documento explicativo (folha de cálculo) sobre a forma como foi efetuado o cálculo e determinação da percentagem de afetação à concessão, quais os inputs utilizados para cada caso e quais as fontes de informação.

5- Descrição e reporte do inventário

Mapas I.a, IV.a e V.a

Visando uma mais rápida apreciação e comparação com outras fontes de informação, os mapas de reporte do inventário I.a, IV.a e V.a contêm, pelo menos, a seguinte informação, exceto quando não aplicável:

Classe Ativo Tangível - Corresponde ao código ou códigos de classe de ativo tangível associado ao bem. Recomenda-se a adoção de uma classificação coerente com as práticas adotadas no âmbito da elaboração das demonstrações financeiras (exemplo: terrenos e recursos naturais, edifícios e outras construções, equipamento básico, equipamento de transporte, equipamento administrativo, outros ativos fixos tangíveis);

Conta Contabilística - Equivale às contas 4## (até ao terceiro digito) previstas no código de contas do Sistema de Normalização Contabilística, aprovado pela Portaria n.º 218/2015, de 23 de julho, sobre a qual o bem foi registado na contabilidade dos CTT;

Código Unívoco do bem - Corresponde à numeração do ativo em questão no cadastro geral de ativos tangíveis dos CTT, fazendo destaque ao código principal do bem e ao subnúmero do bem;

Identificação/Descrição do bem - Consiste na caracterização e identificação do ativo, com detalhe suficiente que permita a perceção da sua natureza e das suas propriedades, bem como a realização da sua reconciliação física e documental. Não deve ser colocada neste campo a morada, a localização ou o centro de custo do bem;

Localização (unidade operacional ou outra localização) - o inventário deve identificar todos e cada um dos ativos (imóveis e móveis) existentes em cada uma das unidades operativas dos CTT, designadamente: cada centro de tratamento de envios postais ou equivalente; cada centro de distribuição de envios postais ou equivalente; cada centro de transporte; cada estação de correio; cada posto de correio;

Código Centro Orçamental - Equivale à localização orgânica/orçamental do bem, ou seja, o código da unidade operacional dos CTT onde o bem se encontra alocado, de acordo com a estrutura orçamental dos CTT para o ano de referência.

Afetação ao SU/ Outras - Refere se o ativo se encontra afeto ao serviço universal (SU) e/ou às demais prestações concessionadas;

Centro de Custos (SCA) - Indica o centro de custo do sistema de contabilidade analítica (SCA) ao qual o ativo está afeto, em conformidade com o plano de centros de custo SCA para o ano de referência. A colocação de um código de referência é essencial, a par da descrição, com vista a promover uma reconciliação de informação mais eficiente e transparente aquando de auditoria ao reporte;

Quantidade - Expressa a quantidade de artigos associados ao ativo indicado. No caso de um único bem estar repartido por “n” centros orçamentais (de acordo com a sua alocação orçamental), recomenda-se que a quantidade (1) desse bem seja alocada aos centros orçamentais de acordo com a proporção da sua utilização em cada centro [ 1 × % Prop. ] ou de forma idêntica a todos os centros [ 1 / n ];

Data Aquisição - Explicita a data em que o bem foi apropriado e iniciou a sua depreciação.

Vida útil - Corresponde ao período durante o qual os CTT esperam que o ativo esteja disponível para uso;

% Afetação Concessão - Revela a percentagem calculada para o respetivo ativo no que respeita à proporção da sua afetação a atividades concessionadas;

Critério de Repartição - Reflete o critério de alocação do bem à concessão utilizado pelos CTT, em conformidade com os critérios determinados pela ANACOM na sua decisão de 30 de outubro de 2014;

Valor histórico aquisição afeto à concessão (€) - Corresponde ao cálculo da multiplicação do valor histórico de aquisição do ativo pela percentagem de afetação do ativo à concessão;

Valor reavaliado afeto à concessão (€) - Corresponde ao cálculo da multiplicação do valor reavaliado do ativo pela percentagem de afetação do ativo à concessão;

Valor depreciações acumuladas afeto à concessão (€) - Corresponde ao cálculo da multiplicação da depreciação acumulada do ativo pela percentagem de afetação do ativo à concessão;

Valor líquido contabilístico afeto à concessão (€) - Corresponde ao cálculo da multiplicação do valor líquido contabilístico do ativo pela percentagem de afetação do ativo à concessão;

Informação sobre o domínio e propriedade - Expressa o esclarecimento sobre o domínio e propriedade do ativo quanto à sua inclusão como domínio público do Estado, domínio privado do Estado ou domínio privado da concessionária;

Informação sobre direitos reais e outros - Expõe informação sobre direitos reais de garantia e de gozo que incidam sobre cada um dos ativos. Referem, nomeadamente:

Direito real de garantia: os direitos que permitem aos proprietários obter o cumprimento de uma obrigação;
Direito real de gozo: os direitos que propiciam aos proprietários o aproveitamento de determinados direitos e regalias;

Observações - Indica outras informações consideradas relevantes.

Mapas I.b, IV.b, e V.b

De igual modo, e com o mesmo objetivo, os mapas de reporte do inventário I.b, IV.b, e V.b contêm, pelo menos, a seguinte informação, exceto quando não aplicável:

Identificação/Descrição do bem - Consiste na caracterização e identificação do bem, com detalhe suficiente que permita a perceção da sua natureza e das suas propriedades, bem como a realização da sua reconciliação física e documental. Não deve ser colocada neste campo a morada, a localização ou o centro de custo do bem;

Morada - Equivale à localização física do bem, ou seja, a morada do imóvel onde o bem se encontra alocado. Recomenda-se que este campo não seja preenchido apenas com a identificação da cidade/vila/lugar. A colocação de um código de referência é essencial, a par da descrição, com vista a promover uma reconciliação de informação mais eficiente e transparente aquando de auditoria ao reporte;

Afetação ao SU/ Outras - Refere se o bem se encontra afeto ao serviço universal (SU) e/ou às demais prestações concessionadas;

Centro de Custos (SCA) - Indica o centro de custo do sistema de contabilidade analítica (SCA) ao qual o bem está afeto, em conformidade com o plano de centros de custo SCA para o ano de referência. A colocação de um código de referência é essencial, a par da descrição, com vista a promover uma reconciliação de informação mais eficiente e transparente aquando de auditoria ao reporte;

Quantidade - Expressa a quantidade de artigos associados ao bem indicado. No caso de um único bem estar repartido por “n” centros orçamentais (de acordo com a sua alocação orçamental), recomenda-se que a quantidade (1) desse bem seja alocada aos centros orçamentais de acordo com a proporção da sua utilização em cada centro [ 1 × % Prop. ] ou de forma idêntica a todos os centros [ 1 / n ];

Data Início Contrato - Explicita a data em que o contrato entrou em vigor;

Data Fim Contrato - Explicita a data prevista para o términus do contrato celebrado;

% Afetação Concessão - Revela a percentagem calculada para o respetivo bem no que respeita à proporção da sua afetação a atividades concessionadas;

Valor Rendas Vincendas (€) - Corresponde ao montante da renda que falta pagar no âmbito do contrato celebrado, no montante das parcelas que ainda vão vencer, de forma a conhecer os montantes necessários para respeitar e garantir continuamente os termos do contrato celebrado. Este montante deve ser passível de comparação com a informação sobre o montante total dos pagamentos futuros das locações operacionais divulgada nas notas às demonstrações financeiras dos CTT (nas contas dos CTT relativas ao exercício de 2014 esta informação encontra-se divulgada na Nota 24 – Locações operacionais). Nos casos em que não seja possível apresentar o valor das rendas vincendas, os CTT devem apresentar o valor (anual ou outro) do contrato, utilizando o campo das observações para informar sobre essa situação.

Valor Rendas Vincendas afeto à Concessão (€) - Corresponde ao cálculo da multiplicação do valor das rendas vincendas pela percentagem de afetação do bem à concessão;

Observações - Indica outras informações consideradas relevantes.

6- Arquivo

A documentação técnica de suporte à elaboração do inventário anual (procedimentos, metodologias e demais ações relacionadas com o processamento de informação de suporte à elaboração do inventário) deve estar organizada e mantida em aquivo (em formato papel e/ou eletrónico) pelos CTT, de forma sistematizada e permanentemente atualizada, em condições que permitam a sua análise/auditoria, nomeadamente para efeitos da apreciação do inventário pela ANACOM no âmbito do n.º 5 da Base XIV.

Devem constar do arquivo, designadamente, os seguintes documentos:

Documento Técnico de Detalhe;
Informação recolhida [bens de terceiros / bens próprios / sistema de contabilidade analítica];
Informação tratada [inclui os dados inseridos manualmente em sistema informático];
Reconciliação com a contabilidade geral;
Reconciliações com o quadro legal;
Cálculo da percentagem de afetação à concessão;
Reporte de Inventário [versões preliminares e finais].

RECOMENDAÇÕES

As seguintes recomendações aplicam-se a partir da elaboração do inventário relativo ao ano de 2017, inclusive.

1- Critério da utilização na inventariação dos bens

Recomenda-se aos CTT uma maior aplicação do critério da utilização dada a cada bem, de modo a que haja uma identificação tão clara quanto possível dos bens totalmente afetos a atividades concessionadas.

2- Descrição e reporte do inventário

Mapas I.a, IV.a e V.a

Visando uma mais rápida apreciação e comparação com outras fontes de informação, recomenda-se que os mapas de reporte do inventário I.a, IV.a e V.a devem conter, a seguinte informação:

Mapas I.b, IV.b e V.b

De igual modo, e com o mesmo objetivo, os mapas de reporte do inventário I.b, IV.b e V.b devem conter, pelo menos, a seguinte informação:

Conta Contabilística - Equivale às contas 62####### (até ao nono digito) previstas no código de contas do Sistema de Normalização Contabilística, aprovado pela Portaria n.º 218/2015, de 23 de julho, sobre a qual o bem foi registado na contabilidade dos CTT.

Mapas I.a, IV.a e V.a | I.b, IV.b, e V.b
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